บันทึกการประชุม กับ รายงานการประชุม ต่างกันอย่างไร

หลายคนค้นหาทั้งคำว่า "บันทึกการประชุม" และ "รายงานการประชุม" แล้วสงสัยว่าสองคำนี้คือเอกสารเดียวกันหรือไม่ ถ้าหัวหน้าสั่งให้ "ทำบันทึกการประชุม" ต้องทำตามแบบไหน บทความนี้อธิบายตามระเบียบงานสารบรรณ ว่าแต่ละคำหมายถึงอะไร และในงานราชการควรใช้แบบไหน

คำตอบสั้นๆ

ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ไม่มีเอกสารชนิดที่ชื่อว่า "บันทึกการประชุม" มีแต่ "รายงานการประชุม" ซึ่งเป็นหนังสือราชการชนิดหนึ่ง และมีรูปแบบกำหนดไว้ชัดเจน

ส่วนคำว่า "บันทึกการประชุม" ที่ใช้กันทั่วไป ส่วนใหญ่หมายถึงอย่างใดอย่างหนึ่งใน 2 แบบ

1. พูดแทนคำว่ารายงานการประชุม เช่น "ช่วยบันทึกการประชุมให้หน่อย" ซึ่งหมายถึงให้จดและทำรายงานการประชุม
2. โน้ตการประชุมแบบไม่เป็นทางการ เช่น โน้ตประชุมทีม ประชุมโครงการ หรือการประชุมในบริษัทเอกชน ที่ไม่มีรูปแบบบังคับ

ถ้าเป็นการประชุมของส่วนราชการที่ต้องเก็บเป็นหลักฐาน ให้ทำเป็น รายงานการประชุม ตามแบบในระเบียบ

รายงานการประชุม ตามระเบียบงานสารบรรณ

ระเบียบงานสารบรรณ ข้อ 23 แบ่ง "หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ" ไว้ 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น

ข้อ 25 นิยามรายงานการประชุมว่า เป็นการบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน และกำหนดหัวข้อที่ต้องมี ได้แก่

• ชื่อคณะหรือชื่อการประชุม และครั้งที่
• วัน เดือน ปี และสถานที่ประชุม
• ผู้มาประชุม ผู้ไม่มาประชุม (พร้อมเหตุผล ถ้ามี) และผู้เข้าร่วมประชุม
• เวลาเริ่มประชุม
• ข้อความที่ประชุม (เรื่องที่ประชุมและมติ)
• เวลาเลิกประชุม
• ผู้จดรายงานการประชุม

ดูรูปแบบเต็มพร้อมตัวอย่างไฟล์ Word ได้ที่บทความ รูปแบบรายงานการประชุมราชการ หัวข้อครบ พร้อมตัวอย่างไฟล์ Word

"บันทึก" ในระเบียบ ไม่ใช่บันทึกการประชุม

จุดที่สับสนบ่อยคือคำว่า "บันทึก" ในระเบียบงานสารบรรณ ข้อ 26 หมายถึงข้อความที่ผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา รวมถึงข้อความที่หน่วยงานระดับต่ำกว่ากรมใช้ติดต่อกันในการทำงาน โดยปกติเขียนบนกระดาษบันทึกข้อความ

พูดง่ายๆ คือ "บันทึก" ในระเบียบคือ บันทึกข้อความ ที่ใช้เสนอเรื่องหรือสั่งการภายใน ไม่ใช่เอกสารสรุปการประชุม

ในทางปฏิบัติสองอย่างนี้มักมาคู่กัน เช่น เลขานุการทำรายงานการประชุมเสร็จแล้ว ก็เขียนบันทึกข้อความเสนอผู้บริหารเพื่อทราบหรือพิจารณา โดยแนบรายงานการประชุมไปด้วย

เทียบให้เห็นภาพ

หัวข้อ	รายงานการประชุม	โน้ตการประชุมแบบไม่เป็นทางการ
อยู่ในระเบียบงานสารบรรณ	ใช่ (ข้อ 25)	ไม่ใช่
รูปแบบ	มีหัวข้อกำหนดไว้	เขียนอย่างไรก็ได้
ต้องมีมติ	ต้องมี	ไม่จำเป็น
การรับรอง	ส่วนใหญ่ต้องรับรองในการประชุมครั้งถัดไป หรือแจ้งเวียนรับรอง	ไม่ต้อง
ใช้เป็นหลักฐาน	ใช้เป็นหลักฐานทางราชการได้	ใช้อ้างอิงภายในทีม
เหมาะกับ	ประชุมคณะกรรมการ ประชุมส่วนราชการ	ประชุมทีม ประชุมโครงการ เอกชน

จดรายงานการประชุมได้ละเอียดแค่ไหน

คู่มืองานสารบรรณของหลายหน่วยงานแบ่งวิธีจดรายงานการประชุมไว้ 3 แบบ ให้เลือกตามความสำคัญของการประชุม

1. จดละเอียดทุกคำพูด ของผู้เข้าประชุมทุกคน พร้อมมติ ใช้กับการประชุมที่สำคัญมากหรืออาจมีข้อโต้แย้งภายหลัง
2. จดย่อเฉพาะประเด็นสำคัญ ของผู้พูดแต่ละคน พร้อมเหตุผลและมติ เป็นแบบที่ใช้กันมากที่สุด
3. จดเฉพาะเหตุผลกับมติ ใช้กับการประชุมประจำที่เรื่องไม่ซับซ้อน

ก่อนเริ่มทำ ควรถามประธานหรือหัวหน้าก่อนว่าต้องการแบบไหน จะได้ไม่ต้องเขียนใหม่

ประชุมออนไลน์ ต้องอัดเสียงด้วย

ถ้าเป็นการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 มาตรา 9 กำหนดให้ผู้จัดการประชุมต้อง จัดทำรายงานการประชุมเป็นหนังสือ และต้อง บันทึกเสียง หรือทั้งเสียงและภาพ ของผู้ร่วมประชุมทุกคนตลอดการประชุม (เว้นแต่เป็นการประชุมลับ) และให้ถือว่าไฟล์บันทึกนั้นเป็นส่วนหนึ่งของรายงานการประชุม

แปลว่าในการประชุมออนไลน์ ไฟล์เสียงหรือวิดีโอเป็นหลักฐานที่ต้องเก็บไว้ ส่วนรายงานการประชุมก็ยังต้องทำเป็นเอกสารเหมือนเดิม การอัดเสียงไม่ได้มาแทนการทำรายงาน

ถ้าอยากได้ไฟล์เสียงที่ชัดพอจะใช้ทำรายงาน อ่านต่อได้ที่ อัดเสียงประชุมอย่างไรให้ถอดเทปแม่น 10 วิธีที่ทำได้ทันที

สรุป

• ในงานราชการ เอกสารที่ถูกต้องคือ รายงานการประชุม ตามระเบียบงานสารบรรณ ข้อ 25
• "บันทึกการประชุม" เป็นคำพูดทั่วไป ไม่ใช่ชนิดหนังสือในระเบียบ
• "บันทึก" ในระเบียบ ข้อ 26 คือบันทึกข้อความ ใช้เสนอเรื่องหรือสั่งการ ไม่ใช่สรุปการประชุม
• ประชุมออนไลน์ต้องทั้งอัดเสียงและทำรายงานการประชุม

ถ้ามีไฟล์เสียงประชุมอยู่แล้ว ประชุมไทยช่วยถอดเสียงและร่างรายงานการประชุมตามหัวข้อในระเบียบให้ภายในไม่กี่นาที แล้วคุณตรวจแก้เฉพาะชื่อคน ตัวเลข และมติ