รูปแบบรายงานการประชุมราชการ หัวข้อครบ พร้อมตัวอย่างไฟล์ Word
เผยแพร่ · แก้ไขล่าสุด
รายงานการประชุมของส่วนราชการมีแบบมาตรฐานกำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ข้อ 25 (แบบที่ 11) ต้องมีหัวข้อหลัก 11 หัวข้อ ตั้งแต่ชื่อการประชุม ครั้งที่ วันที่ สถานที่ รายชื่อผู้มาและไม่มาประชุม เวลาเริ่มและเลิก ไปจนถึงชื่อผู้จดรายงาน ส่วนเนื้อหาให้เรียงตามระเบียบวาระ และจบแต่ละวาระด้วยมติที่ประชุม
ดาวน์โหลดตัวอย่างรายงานการประชุม (ไฟล์ Word) — ไฟล์นี้ระบบสร้างจากเสียงประชุมจริง อัปโหลดเสียงประชุมของคุณ ระบบร่างรายงานแบบนี้ให้
บทความนี้สรุปให้ครบในหน้าเดียว ว่ารายงานการประชุมต้องมีอะไรบ้าง จะเรียงวาระและเขียนมติอย่างไร และท้ายบทความมีไฟล์ Word ตัวอย่างให้ดาวน์โหลด
รายงานการประชุมราชการต้องมีหัวข้ออะไรบ้าง?
ตามแบบที่ 11 ท้ายระเบียบงานสารบรรณ รายงานการประชุมมีหัวข้อเรียงตามนี้
| ลำดับ | หัวข้อ | ใส่อะไร |
|---|---|---|
| 1 | รายงานการประชุม | ชื่อคณะที่ประชุม หรือชื่อการประชุม |
| 2 | ครั้งที่ | ลำดับครั้งของการประชุมในปีนั้น เช่น ครั้งที่ 2/2569 |
| 3 | เมื่อ | วัน เดือน ปี ที่ประชุม |
| 4 | ณ | สถานที่ประชุม |
| 5 | ผู้มาประชุม | ชื่อและตำแหน่งของผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม รวมถึงผู้มาแทน |
| 6 | ผู้ไม่มาประชุม | ผู้ที่ได้รับแต่งตั้งแต่ไม่ได้มา พร้อมเหตุผล (ถ้าทราบ) |
| 7 | ผู้เข้าร่วมประชุม | ผู้ที่ไม่ได้เป็นกรรมการ แต่ได้รับเชิญเข้าร่วม พร้อมสังกัด |
| 8 | เริ่มประชุมเวลา | เวลาที่เริ่มประชุม |
| 9 | ข้อความ | เนื้อหาการประชุมและมติ เรียงตามระเบียบวาระ |
| 10 | เลิกประชุมเวลา | เวลาที่เลิกประชุม |
| 11 | ผู้จดรายงานการประชุม | ลงชื่อผู้จด พร้อมพิมพ์ชื่อเต็มในวงเล็บ |
หน่วยงานส่วนใหญ่ปรับหน้าตาเล็กน้อยตามแบบของตัวเอง เช่น ใส่ตราหน่วยงาน หรือเพิ่มช่องผู้ตรวจรายงาน แต่หัวข้อหลักทั้ง 11 ข้อควรมีครบ ถ้าหน่วยงานของคุณมีแบบฟอร์มที่ใช้ประจำอยู่แล้ว ให้ยึดแบบนั้นเป็นหลัก
ระเบียบวาระการประชุมมีกี่วาระ เรียงอย่างไร?
ระเบียบงานสารบรรณให้แยกเนื้อหาเป็นเรื่องที่ประธานแจ้ง เรื่องรับรองรายงาน เรื่องเพื่อทราบ เรื่องเพื่อพิจารณา และเรื่องอื่นๆ ในทางปฏิบัติหน่วยงานราชการนิยมเรียงเป็น 5 วาระดังนี้
- วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ มติส่วนใหญ่คือ "รับทราบ"
- วาระที่ 2 รับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว ถ้ามีการแก้ไข ให้ระบุว่าแก้ตรงไหน จากอะไรเป็นอะไร
- วาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่แล้ว ติดตามเรื่องที่ค้างไว้
- วาระที่ 4 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา เป็นวาระที่มีการตัดสินใจมากที่สุด
- วาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ มักปิดท้ายด้วยการนัดประชุมครั้งต่อไป
ถ้าวาระใดมีหลายเรื่อง ให้แยกเป็นวาระย่อย เช่น 4.1, 4.2 แต่ละเรื่องจบด้วยมติของตัวเอง
ควรจดแบบละเอียด แบบย่อ หรือจดแต่มติ?
ระเบียบงานสารบรรณกำหนดวิธีจดรายงานการประชุมไว้ 3 วิธี
- จดละเอียดทุกคำพูด ของกรรมการและผู้เข้าร่วมประชุม พร้อมมติ เหมาะกับการประชุมที่อาจมีข้อโต้แย้งภายหลัง
- จดย่อเฉพาะประเด็นสำคัญ ที่นำไปสู่มติ พร้อมมติ เป็นแบบที่ใช้กันมากที่สุด
- จดแต่เหตุผลกับมติ สั้นที่สุด เหมาะกับการประชุมประจำที่ไม่มีประเด็นซับซ้อน
จะใช้วิธีไหนให้ที่ประชุมเป็นผู้กำหนด หรือประธานกับเลขานุการตกลงกัน
เขียนมติที่ประชุมอย่างไรให้ชัด?
มติที่ดีต้องอ่านแล้วรู้ทันทีว่า ตกลงอะไร ใครทำ เสร็จเมื่อไร รูปแบบที่ใช้บ่อย เช่น
- รับทราบ ใช้กับเรื่องแจ้งเพื่อทราบ
- รับรองรายงานการประชุมครั้งที่ 1/2569 โดยแก้ไขจำนวนร้านค้าในหน้า 3 จาก 40 ร้าน เป็น 45 ร้าน บอกจุดที่แก้ให้ชัด
- เห็นชอบจ้างร้าน ก. ในวงเงิน 45,000 บาท และให้กองคลังดำเนินการจัดจ้างตามระเบียบให้เสร็จก่อนวันที่ 10 พฤศจิกายน 2569 มีตัวเลข ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลา
- ยังไม่พิจารณาในวันนี้ ให้ปลัดขอใบเสนอราคาเพิ่มอีก 2 ราย แล้วนำเสนอในการประชุมครั้งหน้า ถ้าที่ประชุมยังไม่ได้ข้อยุติ ให้เขียนตามจริง อย่าเขียนมติขึ้นมาเอง
จุดที่ผู้จดรายงานพลาดบ่อยที่สุดคือวาระที่ยังไม่ได้ข้อสรุป แต่ถูกเขียนเป็น "เห็นชอบ" เพราะอยากให้รายงานดูเรียบร้อย ซึ่งจะสร้างปัญหาเมื่อมีคนนำรายงานไปอ้างอิงภายหลัง
ตารางงานที่มอบหมายจำเป็นไหม?
ระเบียบไม่ได้บังคับ แต่หลายหน่วยงานเพิ่มตาราง "งานที่มอบหมาย" ไว้ท้ายรายงาน เพราะทำให้ติดตามงานในการประชุมครั้งถัดไปได้ง่ายมาก ตารางควรมี 3 คอลัมน์
| งาน | ผู้รับผิดชอบ | กำหนดเสร็จ |
|---|---|---|
| ทำหนังสือขอกำลังตำรวจดูแลจราจร | ปลัดเทศบาล | ภายในวันที่ 5 พฤศจิกายน 2569 |
| ตรวจและซ่อมราวกันตกที่ท่าน้ำ | ผู้อำนวยการกองช่าง | ภายในวันที่ 15 พฤศจิกายน 2569 |
ตารางนี้ใช้เป็นตัวตั้งของวาระที่ 3 (เรื่องสืบเนื่อง) ในการประชุมครั้งถัดไปได้ทันที
ข้อผิดพลาดที่เจอบ่อยในรายงานการประชุม
- ไม่ระบุเวลาเริ่มและเวลาเลิกประชุม ทั้งที่เป็นหัวข้อบังคับ
- ชื่อหรือตำแหน่งสะกดผิด โดยเฉพาะผู้มาแทน ควรตรวจกับหนังสือเชิญหรือคำสั่งแต่งตั้ง
- ไม่แยกผู้มาประชุม ผู้ไม่มาประชุม และผู้เข้าร่วมประชุม ทั้งที่ระเบียบแยกเป็น 3 หัวข้อ
- มติคลุมเครือ เช่น "ให้ดำเนินการต่อไป" โดยไม่บอกว่าใครทำ เสร็จเมื่อไร
- ตัวเลขเงินไม่ตรงกัน ระหว่างวาระ เช่น ปรับงบในวาระ 4.1 แล้ววาระ 5 ยังใช้ตัวเลขเดิม
ตัวอย่างรายงานการประชุม (ไฟล์ Word)
เราทำตัวอย่างรายงานการประชุมคณะกรรมการจัดงานประเพณีลอยกระทงของเทศบาลแห่งหนึ่ง ครบ 5 วาระ มีวาระย่อย มติแบบรับทราบ รับรอง และเห็นชอบ มีเรื่องที่ยังไม่ได้ข้อยุติ และมีตารางงานที่มอบหมาย ใช้ดูเป็นแนวทางได้
ตัวอย่างนี้เป็นการประชุมสมมติ ชื่อหน่วยงานและบุคคลเป็นชื่อสมมติทั้งหมด
ใช้ AI ช่วยทำรายงานการประชุมได้ไหม?
ได้ แต่ควรใช้เป็น "ร่างแรก" ไม่ใช่ฉบับสุดท้าย ระบบถอดเสียงช่วยให้ไม่ต้องนั่งฟังเทปซ้ำหลายรอบ แต่ชื่อคน ตัวเลข และวันที่ที่ฟังไม่ชัด ยังต้องมีคนตรวจ
ประชุมไทย รับไฟล์เสียงประชุมของคุณ แล้วส่งกลับเป็นไฟล์ Word ที่มีวาระ มติ และตารางงานที่มอบหมาย จุดที่ฟังไม่ชัด ระบบจะติดป้าย [ไม่ชัดเจน] ไว้ให้ตรวจ แทนการเดา รองรับการประชุมที่พูดคำเมือง ค่าบริการชั่วโมงละ 40 บาท (ดูราคา) และลองฟรีไฟล์แรก 90 นาที ไม่ต้องผูกบัตร ถึงวันที่ 31 ธันวาคม 2569