วิธีทำรายงานการประชุม ทีละขั้น ตั้งแต่ก่อนประชุมจนรับรอง

ได้รับมอบหมายให้ทำรายงานการประชุมครั้งแรก หรือทำมาหลายครั้งแล้วแต่ยังเสียเวลากับมันทั้งวัน บทความนี้เรียงขั้นตอนทำรายงานการประชุมแบบราชการตั้งแต่ก่อนประชุม ระหว่างประชุม จนถึงหลังประชุมที่รายงานผ่านการรับรอง พร้อมเช็กลิสต์ท้ายบทความให้พิมพ์ไปใช้ได้

ก่อนประชุม: เตรียมให้พร้อม งานหลังประชุมจะลดลงครึ่งหนึ่ง

1. ขอระเบียบวาระและเอกสารประกอบล่วงหน้า

เอกสารประกอบวาระคือตัวช่วยที่ดีที่สุด ชื่อโครงการ ตัวเลขงบประมาณ และชื่อหน่วยงานที่อยู่ในเอกสาร จะช่วยให้สะกดถูกตั้งแต่แรก ไม่ต้องมาเดาจากเสียง

2. ทำโครงรายงานไว้ก่อน

เปิดไฟล์รายงานแล้วกรอกส่วนที่รู้อยู่แล้วให้เสร็จ ได้แก่ ชื่อการประชุม ครั้งที่ วันที่ สถานที่ รายชื่อกรรมการ และหัวข้อวาระทุกข้อ พอประชุมจริงจะเหลือแค่เติมเนื้อหาในแต่ละวาระ

ระเบียบวาระที่หน่วยงานราชการใช้กันทั่วไปมีลำดับประมาณนี้

• วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
• วาระที่ 2 รับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว
• วาระที่ 3 เรื่องเสนอเพื่อทราบ (บางหน่วยงานใช้วาระนี้เป็นเรื่องสืบเนื่อง)
• วาระที่ 4 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
• วาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)

ควรใช้ลำดับตามที่หน่วยงานของคุณใช้อยู่เป็นหลัก หัวข้อที่ระเบียบงานสารบรรณกำหนดดูได้ที่บทความ รูปแบบรายงานการประชุมราชการ หัวข้อครบ พร้อมตัวอย่างไฟล์ Word

3. เตรียมอัดเสียง และแจ้งผู้เข้าประชุม

ไฟล์เสียงคือหลักฐานสำรองเวลาจดไม่ทัน ควรแจ้งตั้งแต่เปิดประชุมว่ามีการบันทึกเสียงเพื่อใช้ทำรายงาน วิธีอัดให้ได้เสียงชัดอ่านได้ที่ อัดเสียงประชุมอย่างไรให้ถอดเทปแม่น 10 วิธีที่ทำได้ทันที

ระหว่างประชุม: จดสิ่งที่ฟังซ้ำแล้วหายาก

4. เช็กชื่อและเวลาเริ่ม

จดผู้มาประชุม ผู้ไม่มาประชุม (พร้อมเหตุผล ถ้ามี) และผู้เข้าร่วมประชุม รวมถึงเวลาที่ประธานเปิดประชุม ส่วนนี้ไม่มีอยู่ในไฟล์เสียง ถ้าไม่จดตอนนั้นจะต้องไปไล่ถามทีหลัง

5. จดตามวาระ เน้น 4 อย่าง

ไม่ต้องพยายามจดทุกคำ ให้จับ 4 อย่างนี้ในแต่ละวาระ

• ใครเป็นผู้เสนอเรื่อง
• ประเด็นหลักและเหตุผลที่ยกขึ้นมาพูด
• ตัวเลข วันที่ และชื่อเฉพาะ
• มติของที่ประชุม

ความละเอียดที่ต้องจดขึ้นกับประเภทการประชุม อ่านเพิ่มได้ในหัวข้อ "จดรายงานการประชุมได้ละเอียดแค่ไหน" ของบทความ บันทึกการประชุม กับ รายงานการประชุม ต่างกันอย่างไร

6. มติไม่ชัด ให้ถามก่อนขึ้นวาระถัดไป

ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดคือคุยกันจบแต่ไม่มีใครสรุปว่าที่ประชุมตกลงอะไร ถ้าเป็นเลขานุการ ให้ขอประธานสรุปมติก่อนขึ้นวาระถัดไป เช่น "ขออนุญาตทวนมติวาระนี้ครับ ที่ประชุมเห็นชอบ...ใช่ไหมครับ" แค่ประโยคเดียวช่วยประหยัดเวลาตามแก้ทีหลังได้มาก

7. จดเวลาเลิกประชุม

เป็นหัวข้อบังคับในรายงานการประชุม และเป็นจุดที่ลืมกันบ่อย

หลังประชุม: ร่าง ตรวจ เสนอ รับรอง

8. ร่างให้เสร็จเร็วที่สุด

ระเบียบไม่ได้กำหนดเวลาว่าต้องร่างเสร็จภายในกี่วัน แต่ยิ่งเขียนเร็ว ความจำยิ่งชัด ถ้าทำได้ควรร่างให้เสร็จภายใน 1–3 วันทำการ เขียนจากโครงที่เตรียมไว้ แล้วเปิดไฟล์เสียงฟังเฉพาะช่วงที่ไม่แน่ใจ ไม่ต้องฟังใหม่ทั้งหมด

ภาษาที่ใช้ควรเป็นภาษาเขียนทางราชการ เขียนในมุมของ "ที่ประชุม" สรุปประเด็นให้กระชับ ไม่ต้องเก็บคำพูดติดปากหรือคำซ้ำ

9. ตรวจ 3 จุดที่ผิดแล้วเสียหายที่สุด

• ชื่อคนและตำแหน่ง สะกดถูกไหม ตำแหน่งตรงกับปัจจุบันไหม
• ตัวเลข งบประมาณ จำนวน วันที่ ตรงกับเอกสารประกอบไหม
• มติ ตรงกับที่ที่ประชุมตกลงจริงไหม

10. เสนอผู้ตรวจ และลงชื่อผู้จด

ระเบียบงานสารบรรณ ข้อ 25 กำหนดให้รายงานการประชุมระบุชื่อผู้จดรายงานการประชุม หลายหน่วยงานกำหนดให้มีผู้ตรวจรายงาน เช่น เลขานุการหรือประธานคณะ เพิ่มอีกชั้นหนึ่ง ให้ทำตามแนวปฏิบัติของหน่วยงาน

11. ส่งรับรองรายงาน

คู่มืองานสารบรรณทั่วไปแบ่งการรับรองรายงานการประชุมไว้ 3 วิธี

วิธี	ใช้เมื่อ
รับรองในการประชุมครั้งนั้น	เรื่องเร่งด่วนที่ต้องนำมติไปปฏิบัติทันที ประธานหรือเลขานุการอ่านสรุปมติให้ที่ประชุมรับรองก่อนปิดประชุม
รับรองในการประชุมครั้งต่อไป	วิธีปกติที่ใช้มากที่สุด เสนอในวาระรับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว
รับรองโดยการแจ้งเวียน	ไม่มีการประชุมครั้งต่อไป ยังกำหนดวันไม่ได้ หรือเว้นระยะนาน ส่งรายงานให้ผู้เข้าประชุมรับรองภายในเวลาที่กำหนด

ถ้าที่ประชุมขอแก้ไขรายงาน ให้บันทึกในวาระรับรองรายงานของครั้งนั้นด้วยว่าแก้ไขตรงไหน อย่างไร เช่น "ที่ประชุมรับรองรายงานการประชุม โดยมีการแก้ไข ดังนี้..."

12. แจ้งผู้รับผิดชอบ และจัดเก็บ

ส่งมติหรืองานที่มอบหมายให้ผู้เกี่ยวข้องดำเนินการ แล้วจัดเก็บรายงานฉบับที่รับรองแล้วพร้อมเอกสารประกอบ ไฟล์เสียงควรเก็บไว้ในที่ที่เข้าถึงได้เฉพาะผู้เกี่ยวข้อง และพิจารณาลบตามระเบียบของหน่วยงานเมื่อไม่จำเป็นต้องใช้แล้ว

เช็กลิสต์ทำรายงานการประชุม

ช่วง	สิ่งที่ต้องทำ
ก่อนประชุม	ขอระเบียบวาระและเอกสารประกอบ / ทำโครงรายงาน / เตรียมอัดเสียง
ระหว่างประชุม	เช็กชื่อและเวลาเริ่ม / จดผู้เสนอ ประเด็น ตัวเลข มติ / ทวนมติที่ไม่ชัด / จดเวลาเลิก
หลังประชุม	ร่างภายใน 1–3 วันทำการ / ตรวจชื่อ ตัวเลข มติ / เสนอผู้ตรวจ / ส่งรับรอง / แจ้งผู้รับผิดชอบและจัดเก็บ

ขั้นตอนไหนกินเวลาที่สุด

สำหรับคนส่วนใหญ่คือ ขั้นที่ 8 การนั่งฟังเสียงย้อนหลังและเรียบเรียงเป็นภาษาราชการ ประชุม 2 ชั่วโมงอาจต้องใช้เวลาเขียนหลายชั่วโมง

ประชุมไทยช่วยเฉพาะขั้นนี้ อัปโหลดไฟล์เสียงประชุม ระบบจะถอดเสียงและร่างรายงานแยกตามวาระให้ภายในไม่กี่นาที จากนั้นคุณใช้เวลาไปกับขั้นที่ 9 คือตรวจชื่อ ตัวเลข และมติ ซึ่งเป็นงานที่ต้องใช้คนตรวจอยู่แล้ว