เขียนมติที่ประชุมอย่างไร พร้อมคำที่ใช้บ่อยแยกตามวาระ
เผยแพร่ · แก้ไขล่าสุด
ในรายงานการประชุมทั้งฉบับ ส่วนที่คนเปิดกลับมาอ่านมากที่สุดคือ มติ เพราะมติคือสิ่งที่ต้องนำไปปฏิบัติ ถ้ามติเขียนคลุมเครือ ผู้รับผิดชอบจะไม่รู้ว่าต้องทำอะไร และถ้ามติเขียนไม่ตรงกับที่ประชุมตกลงกัน ก็ต้องมาแก้กันในวาระรับรองรายงานครั้งหน้า บทความนี้รวมคำที่ใช้เขียนมติบ่อย แยกตามประเภทวาระ พร้อมหลักการเขียนให้ใช้ได้จริง
มติอยู่ตรงไหนในรายงานการประชุม
ระเบียบงานสารบรรณ ข้อ 25 นิยามรายงานการประชุมว่า เป็นการบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และ มติของที่ประชุม ไว้เป็นหลักฐาน
ในทางปฏิบัติ แต่ละวาระมักเขียนเป็น 3 ส่วน
- เรื่อง ชื่อเรื่องที่เสนอ
- สาระสำคัญ ใครเสนอ เสนออะไร และประเด็นที่ที่ประชุมอภิปราย
- มติ ที่ประชุมตัดสินใจว่าอย่างไร
ดูรูปแบบรายงานทั้งฉบับได้ที่ รูปแบบรายงานการประชุมราชการ หัวข้อครบ พร้อมตัวอย่างไฟล์ Word
คำมติที่ใช้บ่อย แยกตามประเภทวาระ
| ประเภทวาระ | ตัวอย่างคำมติ |
|---|---|
| เรื่องแจ้งเพื่อทราบ | ที่ประชุมรับทราบ |
| รับรองรายงานการประชุม | ที่ประชุมรับรองรายงานการประชุม ครั้งที่ .../... โดยไม่มีการแก้ไข |
| รับรองรายงาน (มีแก้ไข) | ที่ประชุมรับรองรายงานการประชุม ครั้งที่ .../... โดยมีการแก้ไข ดังนี้ ... |
| เพื่อพิจารณา (เห็นด้วย) | ที่ประชุมพิจารณาแล้ว มีมติเห็นชอบ ... |
| เพื่อพิจารณา (อนุมัติ) | ที่ประชุมพิจารณาแล้ว มีมติอนุมัติ ... |
| เห็นด้วยแต่ให้ปรับ | ที่ประชุมมีมติเห็นชอบในหลักการ และให้ ... ปรับแก้ไขตามข้อเสนอแนะ แล้วนำเสนอในการประชุมครั้งต่อไป |
| ไม่เห็นด้วย | ที่ประชุมพิจารณาแล้ว มีมติไม่เห็นชอบ เนื่องจาก ... |
| ยังตัดสินไม่ได้ | ที่ประชุมมีมติให้ชะลอการพิจารณา และมอบหมายให้ ... จัดทำข้อมูลเพิ่มเติมเสนอในการประชุมครั้งต่อไป |
| มอบหมายงาน | ที่ประชุมมีมติมอบหมายให้ ... ดำเนินการ ... ภายใน ... |
เห็นชอบ กับ อนุมัติ ต่างกันอย่างไร โดยทั่วไปใช้คำว่า อนุมัติ เมื่อที่ประชุมมีอำนาจตัดสินเรื่องนั้นเอง เช่น อนุมัติงบประมาณหรืออนุมัติโครงการ และใช้คำว่า เห็นชอบ เมื่อที่ประชุมเห็นด้วย แต่เรื่องยังต้องเสนอผู้มีอำนาจตัดสินต่อ ถ้าไม่แน่ใจ ให้ดูคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการว่ามีอำนาจหน้าที่อะไรบ้าง
หลักเขียนมติให้ใช้ได้จริง
1. บอกให้ชัดว่าตกลงอะไร
มติที่ดีต้องอ่านแล้วรู้ทันทีว่าที่ประชุมตัดสินใจอะไร หลีกเลี่ยงคำกว้างๆ อย่าง "ที่ประชุมรับไปพิจารณา" หรือ "ให้ไปดำเนินการต่อ" ที่ไม่บอกว่าใครต้องทำอะไร
2. ระบุผู้รับผิดชอบเป็นตำแหน่งหรือหน่วยงาน
เขียนเป็นตำแหน่งหรือหน่วยงาน เช่น "มอบหมายให้งานบริหารทั่วไป" แทนการเขียนชื่อเล่นหรือ "น้องที่ดูแลเรื่องนี้" เพราะคนที่อ่านรายงานในอีกหนึ่งปีอาจไม่รู้ว่าหมายถึงใคร
3. ใส่กำหนดเวลา ถ้าที่ประชุมกำหนดไว้
ถ้าที่ประชุมพูดถึงกำหนดเวลา ให้ใส่ไว้ในมติด้วย ถ้าไม่ได้กำหนด ห้ามเติมเอง
4. ตัวเลขต้องครบและตรงกับเอกสาร
จำนวนเงิน จำนวนคน วันที่ ต้องตรงกับที่ประชุมตกลงและเอกสารประกอบวาระ ถ้าตัวเลขเปลี่ยนระหว่างประชุม ให้เขียนตัวเลขสุดท้ายที่ที่ประชุมเห็นชอบ
5. หนึ่งวาระมีหลายมติได้
ถ้าที่ประชุมตัดสินหลายเรื่องในวาระเดียว ให้แยกเป็นข้อ 1, 2, 3 จะอ่านและติดตามงานง่ายกว่าเขียนรวมเป็นย่อหน้ายาว
ตัวอย่าง ก่อนและหลังปรับ
ตัวอย่างนี้สมมุติขึ้น ไม่ได้มาจากการประชุมจริง
ก่อนปรับ
ที่ประชุมเห็นด้วยกับโครงการ ให้ไปทำต่อได้เลย แต่ให้ลดงบลงหน่อย
หลังปรับ
ที่ประชุมพิจารณาแล้ว มีมติ ดังนี้
- เห็นชอบโครงการอบรมการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดยปรับลดงบประมาณจาก 60,000 บาท เป็น 45,000 บาท
- มอบหมายให้งานบริหารทั่วไปปรับแผนการใช้จ่ายตามวงเงินใหม่ และดำเนินการจัดอบรมภายในเดือนธันวาคม 2569
ฉบับหลังบอกครบว่าตกลงอะไร งบเท่าไร ใครทำ และทำเมื่อไร
ถ้ามีการลงคะแนน หรือมีคนเห็นแย้ง
สำหรับ คณะกรรมการที่มีอำนาจดำเนินการพิจารณาทางปกครอง พระราชบัญญัติวิธีปฏิบัติราชการทางปกครอง พ.ศ. 2539 วางหลักไว้ดังนี้
- มาตรา 79 การประชุมต้องมีกรรมการมาประชุมอย่างน้อยกึ่งหนึ่งจึงจะเป็นองค์ประชุม
- มาตรา 82 การลงมติให้ถือเสียงข้างมาก ถ้าคะแนนเสียงเท่ากัน ให้ประธานออกเสียงเพิ่มอีกหนึ่งเสียงเป็นเสียงชี้ขาด และถ้าประธานถามแล้วไม่มีผู้ใดเห็นเป็นอย่างอื่น ให้ถือว่าที่ประชุมเห็นชอบ
- มาตรา 83 การประชุมต้องมีรายงานการประชุมเป็นหนังสือ และถ้ามีความเห็นแย้ง ให้บันทึกความเห็นแย้งพร้อมเหตุผลไว้ในรายงานการประชุม
กฎหมายหรือระเบียบที่ตั้งคณะกรรมการแต่ละชุดอาจกำหนดเรื่ององค์ประชุมไว้ต่างออกไป ให้ยึดตามที่กฎหมายหรือระเบียบของคณะนั้นกำหนด
เมื่อมีการลงคะแนน ควรเขียนผลไว้ในมติด้วย เช่น
ที่ประชุมพิจารณาแล้ว มีมติเห็นชอบ ด้วยคะแนนเสียงเห็นชอบ 7 เสียง ไม่เห็นชอบ 2 เสียง และงดออกเสียง 1 เสียง
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- ใช้คำผิดประเภทวาระ เช่น เขียนว่า "เห็นชอบ" ในวาระที่แจ้งเพื่อทราบ ซึ่งควรเป็น "รับทราบ"
- ผู้จดเติมความเห็นของตัวเอง มติต้องเป็นสิ่งที่ที่ประชุมตกลง ไม่ใช่สิ่งที่ผู้จดคิดว่าควรเป็น
- มติไม่ตรงกับสาระที่อภิปราย เช่น อภิปรายเรื่องปรับงบ แต่มติไม่พูดถึงงบเลย
- ไม่ได้ทวนมติตอนประชุม ทำให้ต้องเดามติจากการคุยกันทีหลัง วิธีกันปัญหานี้ดูได้ในข้อ 6 ของบทความ วิธีทำรายงานการประชุม ทีละขั้น ตั้งแต่ก่อนประชุมจนรับรอง
สรุป
- มติคือส่วนที่สำคัญที่สุดในรายงานการประชุม เพราะเป็นสิ่งที่ต้องนำไปปฏิบัติ
- เลือกคำให้ตรงประเภทวาระ เช่น รับทราบ เห็นชอบ อนุมัติ มอบหมาย
- มติที่ดีบอกครบว่าตกลงอะไร ใครทำ ทำเมื่อไร และตัวเลขเท่าไร
- ถ้ามีการลงคะแนนหรือความเห็นแย้ง ให้บันทึกไว้ในรายงานด้วย
ประชุมไทยร่างรายงานการประชุมจากไฟล์เสียง โดยแยกสาระสำคัญและมติของแต่ละวาระให้อัตโนมัติ แต่มติคือส่วนที่ผิดไม่ได้ ก่อนส่งรับรองจึงควรให้เลขานุการหรือประธานตรวจมติทุกข้ออีกครั้งเสมอ